A. Principes directeurs
Indépendance : Notre politique financière doit nous garantir une indépendance complète vis-à-vis de toute institution, entreprise, ou personne privée.
Transparence : Nous rendons public l’état de nos comptes notamment sur opencollective.com/association-alerteplanete qui regroupe les fonds alloués aux groupes locaux et aux différentes actions (nommées événements) suite aux demandes de financement qui sont parvenues au groupe « support finances » ainsi que toutes les dépenses engagées.
Limitation des dépenses : En cohérence avec la vision que nous portons, nous tendons à réduire les dépenses au strict minimum et à promouvoir la gratuité.
Principe du bénévolat : XR France n’emploie pas de salarié·e·s.
Priorité aux actions : Conformément à l’objet de XR, notre politique financière vise prioritairement à favoriser la mise en place et la conduite d’actions et à garantir une défense judiciaire aux rebelles.
Priorité aux groupes locaux, thématiques ou affinitaires : Les groupes locaux, thématiques ou affinitaires réalisent les actions, ils sont prioritaires pour l’affectation des dons reçus et autonomes dans leur utilisation. Les dépenses nationales se limitent aux frais de structure.
B. Recettes
Nos recettes sont constituées principalement de dons de particuliers collectés par le biais de liens de collecte de dons (HelloAsso ou Open Collective). Ponctuellement elles peuvent provenir du groupe Global Support Finance (XR international), d’artistes, d’auteurs ou d’entreprises.
Les propositions de dons venant d’entreprises ou de personnalités seront étudiées au cas par cas avant acceptation.
Tous les dons notamment de l’association ‹ ALERTE PLANÈTE › (ex Planète A) peuvent être acceptés dans la mesure où les donateur·ice·s ne dérogent pas aux principes d’XR et que les dons sont faits sans contreparties ni conditions.
Seront refusés, les dons dont l’origine ne serait pas acceptable (fonds publics, fonds de fondation financée directement ou indirectement par des industries qui contribuent à la disparition de la biodiversité, aux inégalités de toutes sortes et au réchauffement climatique planétaire).
Tous les dons sont portés au crédit de chaque entité : groupe national, local ou action pour lequel il a été versé.
C. Dépenses
Les postes de dépenses sont répartis en trois catégories
1. Des frais fixes nationaux couvrant le paiement :
- Des infrastructures numériques
- Des frais bancaires
2. Frais judiciaires
Une réserve nationale fixée à 20 000 euros permettant de faire face aux frais judiciaires de toutes natures.
Les rebelles faisant l’objet de poursuites judiciaires en raison de leur engagement dans des actions de désobéissance civile, non violente sur le sol Français et organisées par XR France (GL, groupes affinitaires …), bénéficient d’une prise en charge par le groupe « support juridique » XR France qui devra valider en amont les ressources à mettre en place en accord avec le groupe ‹ infrastructures finances › avant l’engagement de toutes dépenses, et dans la limite des ressources financières disponibles.
XR France mettra en œuvre toutes les actions possibles pour couvrir les besoins s’ils étaient supérieurs à nos ressources disponibles.
3. Financement des actions des groupes locaux, thématiques ou affinitaires.
Il n’est pas proposé de remboursement de frais de déplacements et d’hébergements pour les membres de XR.
XR ne rembourse pas les dégradations, vols, pertes, accidents survenus au cours d’une action XR.
Nous devons pouvoir justifier des dépenses effectuées. C’est la raison pour laquelle le remboursement des dépenses engagées par les organisateurs des actions se fait sur justificatifs. Il ne sera pas possible de procéder à des avances de trésorerie. Il est possible d’effectuer des virements d’acompte à un fournisseur, sur présentation d’un devis, ainsi que de payer la totalité de la facture si besoin.
Les remboursements sont effectués après validation par les administrateur·ice·s.
D. Les options de financement d’actions :
Elles se font par 2 voies décrites ci-après. L’autonomie de gestion est préservée : ce sont les responsables locaux ou coordinateur·rice·s qui en font le suivi. Ils valident les demandes de remboursement auprès des administrateur·rices des « Collectifs ».
1. Les Dons
Chaque groupe peut constituer une cagnotte ou un crowdfunding pour recevoir des dons via Hello Asso (dons versés à l’association ALERTE PLANÈTE, ex. Planète A) ou Open collective directement après avoir créé leur collectif au sein d’Open Collective (dons versés à l’assocation All For Climate).
Les dons reçus, via le collectif ou l’événement Open Collective ou les dons sur Hello asso, constituent une enveloppe disponible pour les frais du collectif ou de l’événement bénéficiaire. Le Groupe ou coordinateur-rice valide auprès des administrateur·rice·s les demandes de remboursement.
2. Utilisation des fonds nationaux
- Un projet de financement doit être adressé au groupe support finances, pour l’affectation d’une enveloppe de fonds à utiliser ensuite de manière autonome.
- Le comité de validation du groupe support finances étudie le projet et attribue une enveloppe de fonds pour son financement. L’enveloppe doit être utilisée dans les 6 mois qui suivent son attribution.
- Le responsable du budget validera les demandes de remboursement demandées via le formulaire ‹ Ajouter une dépense › de l’événement du collectif Association Alerte Planete.
E. Validation des projets financés sur fonds nationaux :
Financement
Tout projet d’action sera étudié.
La demande de financement doit comporter les éléments nécessaires à son étude : sous forme d’un budget global décrivant l’action envisagée dans ses grandes lignes, le groupe concerné, le nombre de rebelles impliqué(e)s, l’objectif, la durée, les achats à réaliser et leur coût.
Elle doit être adressée par mail pour toute approbation préalable à tout engagement de financement.
Les demandes de financement seront étudiées par ordre d’arrivée, au cas par cas, par le comité de validation des demandes de financement.
En cas de refus, le comité de validation en donnera la raison et proposera éventuellement son aide pour mieux présenter leur projet de financement.
Le traitement doit être effectué dans un délai maximum de 15 jours. Le délai de réponse à la demande dépendra du délai de réunion du comité de validation.
Les critères d’évaluation des projets sont les suivants :
- L’action ou le service pour lequel des dépenses sont proposées contribue-t-il de manière substantielle à la réalisation des objectifs de XR ? Est-il en accord avec les principes de XR ?
- La même action ou le même service pourrait-il être effectué sans engager de dépenses ?
- La somme réclamée est-elle la “ voie la moins coûteuse “ pour atteindre l’objectif pertinent ?
- Le montant réclamé se situe-t-il dans les limites raisonnables pour le type de dépense ?
- Disposons-nous de fond suffisants ?
Remboursements
Une fois le projet validé, le demandeur est informé par mail de la somme accordée et de la durée pendant laquelle les remboursements devront être demandés jusqu’à épuisement des fonds alloués et dans la limite de 6 mois, sauf exception.
Les sommes accordées seront portées au crédit de l’action concernée (appelé événement sur Open Collective).
Ensuite, les demandes de remboursement doivent être adressées via le formulaire ‹ Ajouter une dépense › de l’événement sur la page Open Collective.
Elles doivent mentionner la description de la dépense ; les factures sont jointes en format PDF (1 document par facture); la preuve de paiement ; n° IBAN de la personne qui aura payé ces dépenses ou du prestataire de la dépense le cas échéant.
Pour des questions sur les demandes de remboursement, nous contacter par mail.
F. Fonctionnement du groupe finance
Le groupe support finances prépare un budget prévisionnel annuel. Les prévisions de dépenses sont revues trimestriellement en fonction du rythme des activités mais également des prévisions de ressources.
Le comité de validation des demandes de financement se réunit toutes les semaines ou aussi souvent que nécessaire pour recueillir les projets proposés et décider de leur validation ou pas selon les principes définis plus haut.
Le comité est constitué d’au moins 2 membres actifs du groupe support finances. Il pourra être complété par tout responsable finances d’un groupe XR constitué.
G. Transparence financière de tous les groupes bénéficiant de financements
Le groupe support finances publie régulièrement l’état financier de ses comptes : trésorerie, dons reçus, dépenses et budget.
Les groupes qui organisent des collectes ou reçoivent des financements directement pour leur compte ou indirectement et qui ont logiquement un référent financier, sont invités aussi à publier leurs comptes et à créer leur collectif au sein d’Open collective. Leur référent financier pourra rejoindre le groupe support finances pour participer aux décisions.
H. Observations et remarques
Toute remarque sur l’amélioration de la procédure est la bienvenue et doit être adressée au groupe support finances par mail.